| La casella degli stili nella barra degli strumenti Word |
Se si digita un nome nella casella, si definisce un nuovo stile. Se si sceglie uno stile esistente, lo si applica al paragrafo corrente o alla selezione. |
SOMMARIO
Chiariamo subito le idee. Usare gli "stili" di Word non è una cosa facoltativa o da esperti. E' assolutamente indispensabile (oltre che, senza dubbio, particolarmente comodo ed efficiente).
Che cosa è uno stile? E' un insieme di caratteristiche di formattazione, a cui viene assegnato un nome, di modo che possano essere applicate tutte insieme al testo. Ad esempio posso definire un nuovo stile "MioStile" che contiene il carattere Arial 12, l'allineamento giustificato, l'interlinea singola, e 6 punti di spazio prima e dopo il paragrafo. Tutti i paragrafi a cui applico questo stile saranno pertanto formattati in modo omogeneo, con le caratteristiche che ho elencato.
Tutto qui?
No, c'è molto di più. Vediamo.
Come faccio a definire un nuovo stile? Posso farlo da Formato, Stile, Nuovo, ma c'è un sistema molto più veloce: formatto un paragrafo come voglio che risulti lo stile, seleziono quel paragrafo, poi faccio clic nella casella dello stile (vedi figura qui sotto) e digito il nome che voglio dargli, ad esempio "MioStile". Fatto, il nuovo stile è definito.
Come faccio ad applicare uno stile già definito? Basta selezionare un paragrafo e poi scegliere uno stile dalla stessa casella degli stili.
| La casella degli stili nella barra degli strumenti Word |
Se si digita un nome nella casella, si definisce un nuovo stile. Se si sceglie uno stile esistente, lo si applica al paragrafo corrente o alla selezione. |
E se cambio idea e invece dell'Arial 12 voglio il Times 11? Ecco che comincia a vedersi la grande utilità degli stili. Senza di loro, dovrei selezionare tutti i testi Arial 12 (che magari sono intervallati a tabelle o titoli o altre cose) e modificarne il carattere.
Ma se ho salvato l'informazione del carattere in MioStile, basta che ridefinisca lo stile e, magicamente, tutto il testo si aggiorna con il nuovo carattere!
Per ridefinire lo stile, posso usare Formato, Stile, Modifica, oppure, più velocemente, posso formattare nel nuovo carattere solo un paragrafo a scelta e poi scegliere nuovamente MioStile dalla casella degli stili. Word chiederà se si vuole "Ridefinire lo stile usando il testo selezionato come esempio?". Rispondo Ok. Fatto!
Quest'ultima possibilità, con le versioni di Word dal 97 in poi, non funziona più per lo stile predefinito "Normale" e bisogna per forza passare da Formato, Stile. Come mai? Boh (tanto io uso Word 95 e me ne rido).
Questo è un primo fondamentale risultato. Quando devo fare un documento complesso, per prima cosa non mi occupo di formattare con cura i vari elementi (elenchi, titoli, tabelle, testo, ...). Mi occupo invece di definire e usare vari stili: in ogni momento potrò raffinare la formattazione, ridefinendo i corrispondenti stili, fino a un risultato soddisfacente!
Lo stile Normale. Non tutti gli stili sono uguali. Prima di tutto ce n'è uno, chiamato "Normale", che è quello predefinito per tutti i nuovi testi. Conviene dunque impostarlo in modo che sia già il più simile possibile al nostro normale stile di scrittura. Se per esempio di solito scrivo in Arial, è scomodo e inefficiente avere lo stile Normale in Times.Tasti di scelta rapida.
Con gli stili di titolo si arriva al vero cuore della questione, che differenzia Word (e qualunque altro programma evoluto di elaborazione testi) dalla vecchia macchina per scrivere. In Word possiamo E DOBBIAMO strutturare gerarchicamente i nostri documenti. Per fare questo, abbiamo a disposizione gli stili Titolo: Titolo 1, Titolo 2, Titolo 3, ecc.
Gli stili Titolo si usano come tutti gli altri, ma hanno uno specifico significato per Word: quello appunto di connotare i vari livelli di titolo del documento (titolo del capitolo, della sezione, del paragrafo, ecc.). E precisamente:
| NO!!! |
Un esempio dei numerosissimi documenti redatti da chi non sa usare gli stili (complici anche alcune opzioni automatiche di Word non disattivate, come verrà spiegato sotto). |
| Sì! |
Ecco invece una struttura correttamente usata, tratta dall'articolo sulla riforma delle ferrovie. Gli stili titolo dall'1 al 4 sono al loro posto e rendono immediatamente comprensibile lo sviluppo logico del documento. |
Per gli stili di titolo, valgono ulteriori tasti di scelta rapida: Alt 1, Alt 2 e Alt 3 applicano i Titoli dall'1 al 3. Alt+Maiusc+tasti cursore sinistra e destra fanno salire e scendere il livello di titolo (ad esempio con il tasto cursore di destra un Titolo 2 diventa un Titolo 3 e così via).
Infine vale la pena di sottolineare che anche nelle pagine web esistono gli stili di titolo, che si chiamano Headings (tag <h1>, <h2>, ecc.) e che permettono di strutturare analogamente i documenti (il che aiuta anche i motori di ricerca).
Quando ricevo un documento, è mia abitudine come prima cosa aprirlo in visualizzazione struttura. Questo mi aiuta subito a comprenderne l'argomento... oppure mi fa capire che l'autore non sapeva usare Word! (e adesso posso suggerirgli la lettura di questo articolo!)
Poi la Microsoft ci ha messo del suo... Come sempre, nel tentativo di "semplificarci la vita" ha introdotto una serie di impostazioni predefinite che sono fatte apposta per vanificare l'uso intelligente del programma. Le peggiori sono quelle che tentano di usare gli stili al posto nostro; ma ovviamente Word non sa ragionare... Risultato: invece degli stili giusti, un disordine infinito.
E allora ecco come ritoccare le opzioni. Le figure si riferiscono a Word 2003, ma sono applicabili con differenze minime anche a tutte le altre versioni.
La disposizione di tutte le crocette nelle figure che seguono corrisponde alla situazione consigliabile. Le crocette più importanti sono evidenziate dallo sfondo giallo e da un vistoso "Sì" oppure "No".
| Scegliere Opzioni dal menu Strumenti |
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| Scegliere Personalizza dal menu Strumenti |
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| Scegliere Correzione automatica (oppure Opzioni correzione automatica) dal menu Strumenti |
Con le ultime due finestre, siamo giunti alle opzioni più pericolose: qui nel dubbio, meglio togliere tutte le crocette che lasciarne una di troppo. |
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Word 2 (1992): uno spettacolo! Un sistema completo di elaborazione testi in un unico EXE da 1.23 MB. Appena faccio la sezione Vintage Software, lo metto da scaricare.
Word 6 (1993) e Word 95: le due versioni più belle, ottimo equilibrio di flessibilità e compattezza. Unica vera lacuna: il formato 6/95 non permette di archiviare le immagini in forma compressa e quindi, se il testo comprende immagini, esse occupano lo spazio equivalente di una bitmap (cioè tanto spazio).
La versione 95 introduce la Formattazione automatica durante la digitazione, cioè quella cosa che qui sopra ci siamo premurati di disattivare del tutto!
Word 97: introduce l'attuale formato di file, che è in grado di archiviare immagini compresse (ma questa non è una scusa per non gestire correttamente le immagini!). Confrontata con le versioni successive, appare ancora sufficientemente "essenziale".
Utilizzandola oggi, si hanno praticamente tutte le funzioni di Word, eccetto le tabelle nidificate (di cui sarebbe buona cosa fare comunque a meno!) e i caratteri di qualunque colore (Word 97 usa solo i 16 colori standard di Windows).
Ha introdotto anche una gestione degli elenchi numerati e strutturati che vorrebbe essere più flessibile, ma in realtà il più delle volte diventa roba da ubriachi (questo malfunzionamento è stato poi ripreso anche dalla successiva versione 2000).
Word 2000: versione apprezzabile e di funzionamento equo (la uso in ufficio da 5 anni). Unico sensibile inconveniente: pur utilizzando lo stesso formato di file del 97, ha "potenziato" la gestione delle tabelle con un sacco di attributi in più, assai più complessi da padroneggiare.
Il risultato è che un file con varie tabelle ha dimensioni sensibilmente maggiori che non in Word 97. Inoltre quando si incolla una tabella da Excel viene incollata anche una lunga serie di attributi che possono aver senso in Excel, ma che in Word sono solo scomodi da gestire (testo allineato in basso, nessuno spazio a sinistra e a destra del testo, ecc.). Infine anche tutte le opzioni di larghezza automatica di celle e colonne, ereditate dalle pagine web, in un documento Word sono spesso più scomode che utili.
In più, analogamente al resto di Office, con la versione 2000, la guida è passata dal normale Help di Windows (*.hlp) al cosiddetto help html compilato (*.chm), un nuovo sistema molto più lungo da visualizzare e soprattutto enormemente meno efficiente per trovare quello che si cerca.
Word 2003: boh, mai usata se non per prove (e per catturare le schermate di questo articolo!).
Che io sappia, l'unico vantaggio è che sa gestire immagini incorporate CMYK, il che alle volte potrebbe venir utile (ma se non sapete che cosa sono, allora ne potete fare senz'altro a meno...). Il resto sono solo i soliti fronzoli.
NUOVO Word 2007: aiuto! Che disastro hanno combinato?
Con una scelta discutibile, nella nuova versione di Office, la Microsoft ha abbandonato addirittura uno dei caposaldi di Windows: la struttura di base dei menu, File, Modifica, Visualizza, Inserisci, ... Finestra; proprio quella struttura che dal 1990 rappresentava il "linguaggio comune" dei programmi Windows (a quel tempo in opposizione alle interfacce dei vecchi programmi Dos, ognuna fatta a modo suo).
Ora non esiste più un menu vero e proprio (vedi figura) ma una serie di linguette, più o meno raggruppate per funzioni, con una ambigua frammistione di voci di menu, pulsanti e altri comandi. Il tutto ha preso il nome di Office Fluent Ribbon.
Personalmente, il primo approccio con questa versione è stato catastrofico: avevo fretta e senza il menu File non sono riuscito né a creare un nuovo documento né a stamparlo!
E' probabile che nel tentativo di contrastrare i nuovi programmi liberi, come OpenOffice.org, la Microsoft abbia giocato la carta di creare qualcosa che "sapesse di novità": un approccio curiosamente duale rispetto agli stessi programmi liberi, che sono nati proprio emulando l'impostazione tradizionale di Office! Così va il mondo...
| Spariscono i menu tradizionali in Word 2007 |
L'impostazione rigorosamente unificata di tutti i programmi Windows, che dal 1990 ad oggi hanno sempre condiviso le prime e le ultime voci dei menu: File e Modifica (Edit), Finestra e ? (Help); qui nell'esempio di Word 95. |
Il nuovo Office Fluent Ribbon che in varie linguette raggruppa (o confonde) elementi disomogenei, come voci di menu, pulsanti e altri artifici grafici. |
Office 2007 introduce poi un nuovo formato di file "aperto", basato su XML, ma salvato in formato zip, e dunque binario, perché altrimenti il formato testuale XML sarebbe troppo ingombrante (analogamente ad altri formati testuali, come lo stesso HTML, quando si vuol far loro contenere molte informazioni di formattazione).
Inoltre le dimensioni massime dei fogli Excel vengono aumentate, da 256 a 16000 colonne e da 65536 a 1 milione di righe (col che, ancora più utenti penseranno che Excel è fatto anche per gestire database, e non utilizzeranno il vero programma che dovrebbero usare, cioè Access!)
Infine si fa marcia indietro su alcune scelte di integrazione troppo spinta tra Office e il browser Internet: ad esempio documenti Word o Excel dal web non si aprono più dentro l'Explorer, ma in una finestra autonoma dello stesso Word o Excel. Viene anche saggiamente abbandonato l'uso dell'HTML come formato di lavoro di cartelle Excel: è possibile esportare in HTML ma rinunciando a mantenere le formule.
